11.08.2021

開Video Conference? 提高視像會議效率的6個技巧

1. 事先預備好前置工作

要舉辦一場成功的視像會議,適當的前置工作不可或缺。我們可以將前置工作分成兩個大類,並按照會議的性質事先準備。

如果你需要舉辦公司之間的遠距視像會議,你就應該選購適當的設備。例如,你應該預備好能自動對焦的Webcam(網路攝影機),確保會議室內所有與會者都能被清楚地看見。而提到香港的Webcam推介,不妨試試Brio網路攝影機。另外,會議室內亦應該配備擴音設備,與及足夠大的屏幕,以便與會者能清楚聽見會議的內容。

如果你需要在辦公室內舉辦同僚之間的會議,你所需要的設備可以比較簡便。比起購買專用的擴音器和攝影機,電話耳機或者無線藍牙耳機、麥克風和網路攝影機已經足夠。同樣地,在舉行會議之前,你應該事先確保器材運作正常——例如,攝影機有否好好對焦、麥克風有否連接到電腦。

無論你想要舉辦的是對外還是內部的會議,你都應該確保網路連線安穩而且暢順。若你在家中開視頻會議,就一定要選擇HGC的家居寬頻。HGC家居寬頻擁有強大的光纖網絡,可讓你享受優質而穩定的網速,即使家居空間較大,HGC亦能讓你在每一個角落都有良好的網上視頻會議體驗。

若然家庭成員需要同時上網(爸爸和媽媽分別要開視頻會議,小朋友要上網課),你可以選擇HGC 2.2G多連線寬頻服務。2.2G 多連線寬頻服務由一部數據機提供 4 組獨立 IP 連線,分別為兩組達 1000M 頻寬的 IP 連線及兩組達 100M 的 IP 連線,由於四組連線皆為獨立IP連線,所以即使家庭成員同時使用視頻,都一樣暢順。

除了保證網速之外,你亦應該事先協調好使用什麼會議軟件,並在會議開始前五至十分鐘預先設置軟件。

2. 精簡簡報內容

你的簡報應該避免出現成段的文字。假如情非必要,必須加入文字,也應該限制以點列式形式,以關鍵字為主。顏色反差明確的圖表和圖片,能令你的簡報更加醒目吸精,也更有助你帶出對比與特色。

簡報舒服,對聽眾也好,對於觀眾也好,也總會看得舒服得多。大概沒人想要看著一頁頁的簡報,堆滿了讓人頭腦發麻的文字吧。

3. 定期共享螢幕

為了讓大家有效溝通,你可以使用共享畫面功能,共享螢幕或個別程式的畫面給與會者。除了分享簡報(Powerpoint),你也可以分享如文檔、圖標、試算表等等的軟件畫面。

雖然不同軟件的操作方法略有差異,主流的視像會議軟件都支援共享螢幕功能。

4. 注意背景內容

你大概不會希望視像會議另一頭的參加者聽見同僚間的閒聊,或者被背景轉移視線,奪去他人的注意力。

為此,你應該選擇能夠安靜開會的環境。你也可以利用各個視像會議軟件的功能,將會議的背景更換成固定背景,或者是將背景模糊化,以避免背景過於奪目。

5. 著裝得體大方

為了讓參與視像會議的其他與會者留下好印象,維持專業的形象,你應該注意你的衣著。

諸如,拖鞋和日常便服,大概不太適合。倘若站起的時候,被其他人看到沒穿鞋子,或者是穿著拖鞋上班,那也許會有種說不出的尷尬呢。

6. 確保會議有成果

會議完結,可能只是新的工作的開始。

在會議過後,你應該整理好會議記錄,及時分發給所有同事。這樣,大家既能確認會議成果,也能採取適當的跟進工作。

結語

近期發生了這樣的一單趣聞:律師R與其他律師與及法官進行視像會議期間,不小心打開了濾鏡,變成了一隻貓咪。法官友善提醒該名律師,換來律師R回答「我在這裡,我不是一隻貓」。

雖然此事十分有趣,與會的法官和律師仍維持風度。沒人嘲笑該名「貓」律師。法官也很溫柔地指示該名律師該如何關掉濾鏡。那是因為,不管是法官還是律師等人,大家都不習慣使用視像軟件進行會議,繼而包容該名律師。

倘若在你的視像會議,也遇上了類似的事故,也請多多包容,溫柔地提醒與會者吧。

本文由Logitech的合作夥伴提供。

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